Nach Arbeitslogik strukturieren
Ordner sollten stabile Bereiche oder Vorgänge abbilden. Zu tiefe Hierarchien erschweren die Suche; eine flache Struktur mit wenigen, eindeutig benannten Ebenen ist meist robuster.
Dateinamen lesbar aufbauen
Ein gemeinsames Muster kann Datum, Vorgang, Dokumentart und Status enthalten. Verbotene Sonderzeichen, unklare Kürzel und Begriffe wie „final_neu_2“ sollten vermieden werden.
Version und Freigabe trennen
Eine Bearbeitungsversion ist nicht automatisch freigegeben. Für wichtige Dokumente braucht es eine erkennbare Freigabe, eine zuständige Rolle und eine nachvollziehbare Änderungshistorie.
Teilen ohne Kontrollverlust
Freigabelinks sollten zeitlich und inhaltlich begrenzt sein. Zugriffsebenen wie Lesen, Kommentieren und Bearbeiten werden nach dem tatsächlichen Bedarf vergeben und nach Projektende wieder entzogen.
Archiv und Sicherung unterscheiden
Ein Archiv ordnet abgeschlossene Unterlagen. Eine Sicherung ermöglicht die Wiederherstellung nach Verlust. Beide Aufgaben brauchen eigene Regeln und regelmäßige Tests.